Wij maken impact

We plannen onze tijd, aandacht, barrières, zijn geobsedeerd door de efficiëntie van het agency, leggen uit waarom we iets doen, geven meedogenloos prioriteit aan het werk met de grootste impact, nemen beslissingen, bewegen snel en pakken eigenaarsschap.

Toen we in 2021 aan Maatjes vroegen: ‘Waarom sta jij iedere dag op uit bed?’ kwamen daar twee worden veelvoudig in naar voren: Impact maken en Inspireren. Het maken van impact zit dus echt in ons DNA.

We pushen elkaar om zo veel mogelijk impact te maken, we blijven hongerig maar nederig. We brengen vreugde, passie en optimisme om te leren, te groeien en impact te maken naar het werk.

Ons hele handboek (en agency) is gebaseerd op de overtuiging dat we allemaal continu aan het leren zijn om morgen nog meer impact te maken dan vandaag.

Samenwerken + Resultaten behalen = Kwaliteit

In ons werk staat kwaliteit gelijk aan samenwerken + resultaten behalen.

Samenwerken met je klant en met je collega's. Met elkaar van gedachten verwisselen en je klant goed kennen. Weten wat er bij je klant en in de branche speelt en welke KPI's voor je klant het belangrijkste zijn.

Als voorbeeld: Voor onze klant Duinrell is het belangrijk dat hun vakantiepark vol zit. Je hebt daardoor als specialist al snel de neiging om aan te sturen op een zo snel mogelijke bezetting van het vakantiepark, maar dat is weer niet gunstig, want dan geven ze te veel vroegboekkorting weg. Je wilt dus na de vroegboekkorting actie op x% bezetting zitten, dan nog x% tijdens de normale boekingsperiode en nog x% bezetting overhouden voor de last-minute boekingen.

En voor het Tikibad van Duinrell is het belangrijk om te sturen op een zo goed mogelijke verdeling van de drukte in het Tikibad. Als het Tikibad op woensdag is uitverkocht, maar op donderdag op 60% zit, dan had het beter geweest om aan te sturen op een bezetting van 80% per dag. Omdat de drukte in Tikibad heel bepalend is voor de klanttevredenheid van de bezoekers.

Belangrijke KPI's en informatie om te weten.

En naast je klant goed kennen en goed communiceren moet je natuurlijk ook resultaat behalen. Door een goed resultaat op je werk maak je impact voor de klant.

Combineer je deze twee dan lever je kwalitatief goed werk.

Alles begint bij grip hebben

Om impact te kunnen maken, moet de basis goed zijn. Je moet grip hebben! Goede grip op je mailbox en je agenda. Hiermee creëer je rust in je mind en hou je meer energie over. Deze energie kan je vervolgens inzetten om meer impact te maken. Daarom is het boek GRIP van Rick Pastoor ook verplichte kost om te lezen in je eerste maand als Maatje. Iedereen ontvangt dit digitale boek op de eerste werkdag.

Extreem Eigenaarschap

Een van onze ‘Tests & Learn’ items bij Maatwerk Online was een boekclub met Maatjes (schrijf je hier in). Één iemand kiest een boek uit, iedereen leest een hoofdstuk en tijdens een avondje bespreken we het hele boek. In een fractie van tijd lees je een heel boek. Het eerste boek dat we lazen? ‘Extreem Eigenaarschap’ van Jocko Willink en Leif Babin. Al tijdens de avond waarin we het boek met elkaar doornamen kwamen we tot de conclusie: dit past ons als geen ander en moet onderdeel worden van onze cultuur.

Toffe ideeën zijn niets waard niet zonder executie
Veel mensen zijn goed in het bedenken van toffe ideeën, maar om vervolgens dat toffe idee te onderzoeken naar waarde en het werkelijkheid doen laten worden, dat is iets anders.

Het verschil tussen succesvolle mensen en minder succesvolle mensen is dat het succesvolle mensen lukt om ideeën om te zetten tot een plan van aanpak en dit in uitvoering brengen en hier eigenaarschap op toe te passen. Dus de verantwoordelijk te nemen om het gefixt te krijgen.

Impact maken doe je door dingen te fixen. We focussen ons daarom altijd op executie en lossen problemen snel op. Het boek ‘Gettings Things Done’ is een daarom echt een aanrader om te lezen.

Het is tof om veel kennis te vergaren, maar nog toffer om die kennis ook in de praktijk te brengen en mensen hiermee te inspireren.Er zijn heel veel specialisten te vinden bij iedere webinar, seminar en event dat gaat over online marketing. De boeken die versleten worden door marketeers zijn legio. Maar wat doe je met die kennis? Vergaar je extra kennis? Super! Maar breng het direct in de praktijk voor jezelf, je klant en deel het met het team. Op die manier maak je zoveel mogelijk impact door jouw vergaarde kennis.

Iemand die het wat dit betreft helemaal met ons eens is, is de voormalig Amerikaanse president Barack Obama. Toen hem werd gevraagd om zijn belangrijkste loopbaanadvies voor jonge specialisten te delen, antwoordde hij…

"Leer gewoon hoe je dingen gedaan krijgt."

Het is een eenvoudig maar krachtig antwoord. Je kunt de hele dag over dingen praten, maar de kracht zit hem niet in wat je zegt, maar in wat je doet. Check deze volledige waardevolle boodschap hieronder. ⤵️

Zo veel mogelijk impact maken in de tijd die je hebt

Het maakt niet uit wie je bent, tenzij je een tijdmachine hebt uitgevonden, zijn uren altijd beperkt. De vaardigheid, het voordeel dat succesvolle mensen scheidt, is meedogenloze prioriteiten stellen. Kan je jouw prioriteiten op het werk als je midden in de nacht zou worden wakker gemaakt zo opnoemen? Als je dat kan, dan kan je altijd met iemand een open gesprek aangaan die jouw tijd voor iets anders wilt inzetten en zal diegene jouw onvermijdelijke afweging om zijn werk naast je neer te leggen respecteren.

Vooruitgang vs. Perfectie
De grootste barrière tegen productiever werken en vooruitgang boeken, is dat iedereen werk van de hoogste kwaliteit wil afleveren. Wat geweldig is! Perfectie is echter de vijand van vooruitgang. Er zijn altijd een onbeperkt aantal dingen die jouw aandacht vragen, het is dus echt een vaardigheid om te begrijpen wanneer iets goed genoeg is. Negeer het lawaai, krijg je prioriteiten helder en focus je op zo veel mogelijk impact maken en niet om alles tot in de perfectie uit te werken. Dat is de enige manier om jezelf en een agency vooruit te helpen.

Dit is echt een leerschool en het kan enige tijd duren voordat je die vaardigheid onder de knie hebt. Om ons hierbij te helpen houden we waar mogelijk de 80/20 regel aan. 80% van het werk gedaan krijgen in 20% van de tijd. Voor die laatste 20% kan je dan overwegen om het te laten voor wat het is, omdat die vaak het meeste tijd kosten. En dat overwegen dat doe je op basis van een risico-analyse en bij het concreet maken wat 80% gereed is. Dus: “Wat is het risico als ik het product lanceer bij 80% en niet bij 100%?” en “Wanneer is het product op 80% en klaar om te lanceren?”. Als je dit voor jezelf, met het team en met de klant helder hebt, dan weet je wanneer je ‘live’ gaat en kan je vanuit daar door middel van ‘Test & Learn’ het eindproduct verder ontwikkelen.

Een MVP voldoet aan drie criteria:

1. Het is goed genoeg om klanten/gebruikers/de doelgroep te laten converteren
2. Het wordt ingezet in een Test & Learn loop van continu verbeteren.
   Voor bijvoorbeeld een website draagt dit bij aan het bepalen van de focus voor het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten.

Een leuk voorbeeld van een MVP:

• CoolBlue lanceerde op hun website een knop ‘Bewaar voor later’. Een functionaliteit die je op veel sites tegenkomt, maar veel werk kost om te implementeren. Klikte je op deze button dan toonde er een popup: “Bedankt voor je interesse in deze functie, helaas bestaat deze functie op dit moment nog niet, maar dankzij jouw klik, weten we nu dat jij het in ieder geval een waardevolle toevoeging zou vinden. We testen dit de komende 3 maanden om te zien hoe veel mensen interesse tonen in deze functionaliteit voordat we deze functionaliteit ontwikkelen.”

Hierdoor wordt er pas tijd gestoken in de ontwikkeling als blijkt dat hier interesse voor is. Uiteraard plaatste CoolBlue deze button op tal van verschillende plekken via een A/B test door de website, zodat ze zeker wisten dat de reden dat de button niet ingeklikt werd niet lag aan een slechte positie van de button.

Het idee: je gaat dus live met een MVP (Minimum Viable Product) en vanuit de livegang ga je verder met het door ontwikkelen.

Laten we nog wat voorbeelden bekijken van een 100% gereed lancering vs een 80% (MVP) lancering:

1. Een 100% lancering: Je bent bezig met het opzetten van een display campagne en bent opzoek naar de perfecte copy, de perfecte beelden en animaties. Alles moet perfect zijn. Je lanceert uiteindelijk 4 varianten om te testen. Dit kost je bij elkaar 40 uur.
2. Een 80% (MVP) lancering: Je bent bezig met het opzetten van een display campagne en hebt een copy bedacht waarvan je overtuigd bent dat die werkt, je hebt goede beelden en de Ads zien er goed uit. Misschien alleen niet perfect. Je lanceert uiteindelijk 4 varianten om te testen. Dit kost je bij elkaar misschien ‘maar’ 20 uur.

In beide gevallen gaan de ads live en wacht je op de eerste resultaten. Wat blijkt? Twee van de vier uitgewerkte ads werken niet lekker. Toch fijn dat je het als een MVP hebt gelanceerd, want daardoor heb je deze informatie verzameld met minimale effort. Je kan nu doorontwikkelen.

Iedere dag 1% beter
Wij zijn als mensen goed in het aanleren van gewoontes. Dit kunnen goede, maar ook slechte gewoontes zijn.

Zoals de filosoof Aristoteles al eens zei: “We are what we repeatedly do, excellence is not an act but a habit”. Vrij vertaald: "Als je jezelf serieus neemt, neem je je gewoontes serieus."

Het aanleren van gewoontes gaat om repeterende patronen in je leven die jou helpen.

Zet daarom elke dag een stapje
Dit principe wordt ook wel het compound effect genoemd. Het gaat erom dat het resultaat van ‘elke dag een klein beetje’ veel groter is dan van ‘in één keer heel veel’. Je maakt dan gebruik van de kracht van het stapelen.

De Amerikaanse ‘gewoonte-expert’ James Clear besteedt er in zijn boek ‘Elementaire gewoontes’ veel aandacht aan en maakt het effect van ‘elke dag een klein beetje’ duidelijk met deze grafiek:

Focus je dus iedere dag op 1% beter worden i.p.v. hele grote projecten te bedenken waarmee je jezelf ontwikkelt. Zo maak je het klein, hou je het vol en wordt je op de lange termijn een veel betere versie van jezelf met betere gewoontes.

Dit kan bijvoorbeeld ook zijn het automatiseren van kleine taakjes die je dagelijks doet.

Verder denken dan wat ons gevraagd wordt

Wordt ons A gevraagd, dan kijken we (eigenwijs als dat we zijn) ook naar optie B, C en D. We hebben hierin lak aan de status quo en bedenken iets waar iemand anders niet direct aan denkt. Ons doel is zoveel mogelijk impact te maken en ook al wordt ons A gevraagd, als we weten dat we door weg B meer impact kunnen maken, dan laten we dit direct weten.

We bewandelen dus niet alleen de gebaande wegen maar denken ook na over hoe we meer impact kunnen maken door buiten de lijntjes te kleuren. Zoals Denzel Washtington in zijn openingstoespraak aan de Dillard University ook al aangaf: “There’s an old IQ test with nine dots, and you had to draw five lines with a pencil within these nine dots without lifting the pencil, and the only way to do it was to go outside the box. So don’t be afraid to go outside the box. Don’t be afraid to think outside the box. Don’t be afraid to fail big, to dream big.”

Het is waarmee we ooit zijn begonnen. Is een klant tevreden met de resultaten, maar weten wij dat er meer te halen valt? Dan zijn wij niet tevreden. “We never settle for what we’ve achieved or what can’t be done. Everything can always go 10x from here.”

Durf keuzes te maken

Het enige dat erger is dan een slechte keuze, is helemaal geen keuze. Een slechte keuze kan namelijk via feedback nog verbeterd worden. Met name als het gaat om omkeerbare beslissingen, moeten we keuzes durven maken in plaats van continu te blijven vergaderen en stil te blijven staan. Beter een slechte keuze die we daarna door in de praktijk getest te hebben kunnen verbeteren, dan geen besluit nemen en niet vooruitkomen. Vergeef daarom ook je collega's als ze doorgegaan zijn met iets waarvan jij denkt dat het nog niet af is. Soms moet je de afweging nemen om een keuze te maken, zonder dat je aan iedereen om inbreng vraagt (waardoor er altijd veel tijd overheen gaat).

En we hebben het vertrouwen dat degene die de keuze maakt er zelf ook goed over na heeft gedacht. In die wetenschap is ook niet altijd iedereen zijn of haar mening van belang. Vaak heb je aan de mening van één iemand al voldoende.

Fail fast and remove failure from your mind

Falen is niet veel meer dan een vorm van feedback. Het is niet zo dat je ergens slecht in bent als er iets fout gaat. Fouten (of feedback) geeft je de ervaring die je nodig hebt om te zien wat niet werkt om erachter te komen hoe je het kunt laten werken.

Het is daarom geen issue om fouten te maken. Je learnings zitten in je failures. We moedigen het juist aan om zo snel mogelijk fouten te maken.

Fouten maken en extreem eigenaarschap tonen, liggen in elkaars verlengde. Want fouten maken, maakt je geen slecht persoon. Maar te weten dat je een fout hebt gemaakt en er niks aan doen om het probleem op te lossen is geen optie en zegt wel iets over je. We hebben de verantwoordelijkheid om een fout op te lossen ook als we iets ‘niet zo bedoeld hadden’.

We houden van uitdagingen, niet van problemen

Uitdagingen zijn leuker dan problemen. Grenzen zijn er om te verleggen. En we gaan uitdagingen niet uit de weg. Sterker nog, we like to challenge! Op deze manier overtreffen wij verwachtingen.

Elke dag staan ​​we voor uitdagingen. Het hebben van een ‘growth-mindset’ waarin we impact willen maken gaat over hoe we reageren wanneer uitdagingen zich voordoen. Tegenslagen kunnen frustrerend zijn, maar ze kunnen ook een onschatbare bron van persoonlijke groei zijn als ze op de juiste manier worden benaderd. Een tegenslag geeft aan dat iets niet volgens plan ging en je hebt nu de mogelijkheid om ervan te leren, te voorkomen dat het opnieuw gebeurt en het verschil te maken. Want je weet niet half hoe onderscheidend het is als je naar een probleem kijkt in de vorm van een uitdaging. Dat maakt je een ‘can-do’ persoon. En die zijn schaars (buiten Maatwerk Online om dan natuurlijk).

Vergeet ook niet: tegenslagen zijn helemaal niet gek. Je werkt in een snel veranderend agency. Een agency waarbij inspireren en innoveren één van de belangrijkste eigenschappen is. En als je geweldige en innovatieve dingen doet, verwachten we onderweg een paar haperingen. Dat is part-of-the-job.

Toen Michiel Muller, de CEO van Picnic, de vraag kreeg: “Hoe komt het dat bij een scale-up zoals Picnic maar zo weinig fout gaat?” gaf hij lachend het volgende antwoord: “Als je het idee hebt dat bij ons alles op rolletjes loopt, dan doen we dat in ieder geval goed. Maar maak je maar niet wijs dat dit ook echt het geval is. Als je rent, dan struikel je. Als je merkt dat je al heel lang niet bent gestruikeld, kan je jezelf afvragen of je wel snel genoeg rent.”

Dus uitdagingen horen bij een scale-up zoals Maatwerk Online.

Neem nu klanten als voorbeeld. Voor sommige mensen is een klant misschien ‘moeilijk’ of een ‘probleem’ klant. Maar voor Maatjes is dit een ‘uitdagende klant waarvan we nog niet precies hebben uitgezocht hoe we ze het beste kunnen bedienen'’.

Let op het subtiele maar kritische verschil. Je zult zoveel meer bereiken als je de kleine semantische tweak maakt, en 'problemen' herformuleert als interessante uitdagingen die je direct aan wilt gaan. Bovendien is deze semantische tweak niet voor jou om alleen te maken. Uitdagingen zijn niet alleen voor jou om op te lossen, maar ook voor je team.

Laten we nog wat voorbeelden bekijken van probleemgericht versus oplossingsgericht:

1. Een probleemgericht persoon: "Ik wou dat ik X kon doen, maar ik kan het niet vanwege Y."
   Een Maatje: “Hoe kan ik om Y heen werken zodat ik X kan doen?”
2. Een probleemgerichte persoon: "Alles gaat vandaag mis."
   Een Maatje: "Ik heb vanmorgen een aantal uitdagingen gehad en ik ga deze middag gebruiken om ze op te lossen."

Daarom besteden Maatjes 10% van hun tijd aan het nadenken hoe ze een ‘probleem’ kunnen herformuleren tot een uitdaging. De resterende 90% van hun tijd gebruiken ze aan het aanpakken van de uitdaging. Terwijl probleemgerichte personen 100% de tijd besteden om naar het probleem te kijken en niet verder te komen omdat ze vastlopen.

Door onszelf te leren om te voorkomen dat we vastlopen ​​op uitdagingen, voorkomen we dat we vervallen in een achteruitkijkende en niet-opbouwende schuldcultuur. Klinkt als een no-brainer voor ons.

Je merkt: er zit een groot verschil tussen het zien van een uitdaging en het oppakken ervan. We pakken dingen op en nemen onze verantwoordelijkheid – eigenaarschap - om dit op te lossen. Er wordt van niemand verwacht dat ze altijd alles zelf oppakken. Maar wel dat iedereen de verantwoordelijkheid pakt om er zorg voor te dragen dat iets opgepakt gaat worden.

Als laatste: het enige waar we bij Maatwerk Online meer van houden dan je in het diepe te gooien, is dat je uitdagingen aanpakt met een can-do-houding, gefocust blijft op de oplossing en uiteindelijk elke uitdaging ziet als een kans om te leren. We kunnen alleen ‘falen’ als we er niet in slagen een uitdaging op te lossen EN er niet in slagen om van die ervaring te leren.

Movement vs. Progress.

Vaak denken we ten onrechte dat je harder moet werken om meer te bereiken. Hard werken is een synoniem geworden van productief zijn.

In diezelfde openingstoespraak van Denzel Washinhton aan de Dillard University zei hij: “Hard work works. Working really hard is what successful people do. And in this text, tweet, twerk world that you’ve grown up in, remember just because you’re doing a lot more doesn’t mean you’re getting a lot more done. Remember that, just because you’re doing a lot more doesn’t mean you’re getting a lot more done.

Don’t confuse movement with progress. My mom told me, you can run in place all the time and never get anywhere. Continue to strive, continue to have goals, continue to progress.“

Bezig zijn is makkelijk. Het geeft je het gevoel dat je iets aan het doen bent. Soms is het totaal niet gerelateerd aan het doel van je klant, het agency of van jezelf. En toch kiezen mensen er soms voor om dan toch maar ‘iets’ te gaan doen. En niet te werken aan het doel. Maatjes weten dat je hiermee in feite niks bereikt.

Denk aan de woorden van Denzel Washington: “Dat je veel meer doet, wil niet zeggen dat je veel gedaan krijgt.”

Drukte en productiviteit worden door velen vaak verward en dat zorgt ervoor dat ze uiteindelijk niet echt verder komen, maar enkel bezig zijn met vandaag de dag.

Maatjes denken na wat er over 3, 6, 12, 24 maanden staat te gebeuren en wat ze vandaag moeten doen om daar impact op te maken.

Henry David Thoreau drukt dit in perfecte bewoordingen uit: “Het is niet genoeg om bezig te zijn. De vraag is: waar zijn we mee bezig?”

Hard werken is noodzakelijk, maar het is geen indicator van vooruitgang. Bezig zijn is handig, maar alleen als je weet wat je daarmee doet. Gefocust zijn op het werk dat voor je ligt en dat bijdraagt ​​aan je vooruitgang, kan je op de lange termijn echt helpen.

Leg uit waarom <> vraag waarom

Zorg er altijd voor dat de ‘Waarom?’ duidelijk is. Ook dit komt uit het boek Extreem Eigenaarschap. Bij Maatwerk Online is het de taak van iedereen (maar vooral van managers) om uit te leggen waarom ze iemand iets vragen: dit moet een automatische reflex worden. Als ze niet weten waarom, moeten ze het aan hun eigen manager vragen. Het is het recht van ieder Maatje om te weten waarom hem of haar iets wordt gevraagd. Waarom? Omdat het leuker en krachtiger is om te weten waarom je iets doet. We hebben allemaal motivatie nodig en te begrijpen waarom iets moet gebeuren helpt ons daarbij.

Ben je niet tevreden met het antwoord op je waarom vraag? Besef dan opnieuw dat je uit mag gaan van ieders goede intentie. Misschien is het idee niet het beste idee, vind hier dan gerust wat van, maar ga ervan uit dat het altijd goed bedoeld is en om impact te maken. Maar besef je dus dat, ondanks het ons recht is om te vragen waarom, het soms oké is als een manager iets wil doen, alleen omdat hij of zij denkt dat het goed is om te doen.

Dit sluit goed aan bij de volgende stelregel...

Niet op één lijn, maar toch jezelf maximaal inzetten

Deze zin zal veel tijd besparen.

Stel dat jouw team moeite heeft om het eens te worden over de volgende stappen van een projectplan. Als niemand het eens kan worden, is het handig om te zeggen: "Kijk, ik weet dat we het niet eens zijn, maar we kunnen er een kleine weddenschap voor een taart van maken en samen de uitdaging aangaan?” We kunnen van tevoren vaak het juiste antwoord nooit zeker weten, dus waarschijnlijk is iedereen bereid mee te doen met dit onderzoek. Bedenk eens hoeveel langzamer de besluitvormingscyclus zou zijn als je elke keer dat je het niet eens bent met een plan, iedereen ervan wilt overtuigen dat jouw manier echt de beste manier is. Dit kost ontzettend veel energie en past ook niet bij onze democratische werkwijze.

Het oneens zijn met een plan, moet je er nooit van weerhouden om toch je uiterste best te doen om samen het plan te doen laten slagen. Integendeel, het is een mooi moment om met elkaar het plan te gaan ‘rocken’ en achteraf feest te vieren dat het plan is geslaagd, ondanks dat je aan het begin als team niet ‘on the same page’ zat.

Scale-Up

Bij elk agency die kwaliteit wil leveren zoals wij, is er een bepaalde manier om dingen te doen. Het probleem met de meeste agencies is dat ze veel verschillende manieren hebben om hetzelfde probleem aan te pakken, dus ze beginnen elke keer opnieuw. Dit is een belemmering voor schaalvergroting en productiviteit. We zijn op een missie om de grootste en de beste te zijn, wat betekent dat we gedocumenteerde processen nodig hebben die door het hele agency kunnen worden gedeeld, herhaald en verbeterd. Dit vind je terug in de Routings op ons Handboek.

Veel mensen hebben een automatische allergische reactie op processen alsof ze de lol van het werk ontnemen! Dat kan waar zijn als er veel lagen zijn van zinloze en vaste processen die mensen gedachteloos volgen. De ‘Maatjes-manier’ moedigt ons echter aan om voortdurend processen te stresstesten, uit te dagen, te tweaken, te verbeteren en aan te passen. Om te analyseren wat werkt en wat ontbreekt. Om te begrijpen of een proces inderdaad zinloos of ongeschikt is voor het beoogde doel. De discipline die voortkomt uit de productie van deze processen is er niet om je vrijheid te beperken. In feite is het precies het tegenovergestelde. Wat we allemaal samen creëren, is een blauwdruk van waaruit we moeten opereren. Wanneer je besluit om van het systeem af te wijken, weet je wat het systeem is en waarom het in die situatie niet werkt. Simpel gezegd: het is een playbook, geen regelboek.

Als je het helemaal ontleed zijn processen een manier van toekomstdenken. Als een team van Maatjes een probleem voor een klant oplost, dan is dat al super! Als ze echter een probleem voor een klant zouden oplossen en vervolgens een proces zouden opzetten om hetzelfde probleem in de toekomst te voorkomen, zou dat nog mooier zijn. En als ze een proces zouden invoeren dat datzelfde probleem voor alle klanten in het agency voor eeuwig zou oplossen, dan is dat the holy grail! Als Maatje denk je na hoe je de toekomst van Maatwerk Online kan beïnvloeden. Een Maatje vraag zicht af bij ieder proces af: ”Zal dit proces nog altijd goed werken als we 3x groter zijn?”

Maar hoe kunnen we met elkaar zorgen voor hoogwaardige processen door het hele agency? Onze vrienden van Brainlabs hebben hiervoor het FAST-framework bedacht. Dit framework gebruiken wij ook (zoals we wel meer inspiratie voor dit cultuurboek bij onze vrienden van Brainlabs uit Londen hebben gehaald) en is bedacht om je te helpen om processen schaalbaar te maken, zodat het niet alleen in jouw hoofd blijft zitten, maar door alle Maatjes als nieuwe standaard wordt gezien.

Het FAST-framework:

• Formalize      (Schrijf je proces uit)
• Automate      (Automatiseer je proces waar mogelijk)
• Share              (Deel je proces op het Handboek)
• Test                (Test en evalueer bestaande processen)

Stap 1: Formalize
Schrijf je proces uit.

Een proces formaliseren in een routing is het omzetten van iets dat je doet in iets dat wordt gebruikt door alle Maatjes. Het dwingt je om goed na te denken over de taak die voor je ligt en om uit te werken hoe je van punt A naar B wilt komen.

Laten we hier een snel voorbeeld nemen: nieuwe Maatjes. Ieder jaar sluiten ontzettend veel nieuwe, toffe Maatjes zich aan bij Maatwerk Online. Dit kan een behoorlijk tijdrovende klus zijn. Tijd dus om dit te formaliseren en zaken te versnellen. Door middel van één formulier op het Handboek met ongeveer 10 vragen worden nu alle processen gefixt (van het bestellen van een laptop, het aanvragen van een sleutel en druppel, het aanmaken van alle accounts, het toewijzen en informeren van de Buddy en Coach). Hierdoor is dit proces teruggebracht naar minuten. We kunnen dit proces nu gebruiken in plaats van steeds dezelfde dingen te moeten doen.

Dus leg je proces vast in een routing zodat je impact maakt voor alle Maatjes. En onthoudt: wij zijn niet van de brandweer, bij de brandweer anticipeer je op een brand die ontstaat, wij vinden manieren om brandjes te voorkomen. Dit doe je door kwalitatief werk vast te leggen in processen op het Handboek.

Stap 2: Automate
Automatiseer je proces waar mogelijk.

Sommige mensen schrikken bij het woord automatiseren. Maar als je begrijpt hoe je goed automatiseert, is dat echt niet nodig.

Bij Maatwerk Online passen we overal waar het kan het DRY (Don’t Repeat Yourself) principe toe. Een proces dat je dagelijks uitvoert en je iedere dag 5 minuten kost optimaliseren naar een 1 minuten durende taak levert meer op dan een taak die iedere maand 1,5 uur kost te optimaliseren en daarna nog maar 1 minuut kost. It’s science. Daarom proberen we repeterende taken altijd te automatiseren. En niet alleen voor jezelf, maar direct voor iedereen. Zo maak je impact op iedereen en hecht je waarde aan ieders tijd. De vuistregel hierin is als volgt: als je merkt dat je een taak meer dan drie keer herhaalt, overweeg dan om deze te automatiseren. Je bent geen robot en je persoonlijke groei zit hem niet in het uitvoeren van repeterende taken.

Automatiseren kan iets heel lastigs veranderen in iets heel eenvoudigs. In die situatie kan het een uitdaging zijn om uit te zoeken hoe je iets het beste kunt automatiseren. Een voorbeeld van een automatisering bij Maatwerk Online: functioneringsgesprekken verwerken. Ieder functioneringsgesprek (soft of hard) moet centraal vastgelegd worden. Maar we willen ook dat een Maatje hier een handtekening voor geeft, zodat we geen dingen vastleggen waar een Maatje het niet mee eens is. Dat verwerken met handtekening was altijd een pain in the ass. Totdat we een formulier op het Handboek plaatste waar een leidinggevende een Maatje kan selecteren, een aantal eenvoudige vragen kan invullen, de 360 graden reviews kan uploaden om vervolgens op de verzend-knop te drukken. Het Maatje ontvangt nu als eerste een mailtje met alle informatie en wordt gevraagd om dit met een digitale handtekening te ondertekenen. Na ondertekening gaat er automatisch een mailtje uit naar onze boekhouder die de informatie voor ons verwerk. Een proces, geautomatiseerd en niet alleen teruggebracht naar minuten, maar ook gestandaardiseerd waardoor het tegenwoordig altijd goed gaat.

BTW. Om processen te automatiseren kan je gebruik maken van een tool zoals Zapier (het wachtwoord vind je in 1Password).

Step 3: Share
Deel je proces op het Handboek.

Delen is de laatste stap om ervoor te zorgen dat jouw uitgeschreven proces bijdraagt aan de efficiëntie en effectiviteit binnen Maatwerk Online. Door het delen stel je andere in staat om het proces te herhalen en erop voort te bouwen zonder dat hier tientallen vragen over komen. Het is dus belangrijk om de routing zo duidelijk mogelijk te maken, terwijl je nog wel altijd uit mag gaan van het gezonde verstand van je Maatjes. Vind hier een goede balans tussen.

Een grappig voorbeeld waarbij dit balans helemaal zoek is zie je hieronder. In deze video houdt de vader zich volledig van de domme, waardoor de routing voor hem niet duidelijk genoeg lijkt. Maar om op deze manier een handleiding te schrijven vergt te veel tijd en schiet zijn doel voorbij, vandaar dat wij altijd zoeken naar een goede balans tussen een duidelijke routing en het gezonde verstand. ⤵️

Maar als je aan de andere kant weer te onduidelijk bent, dan ga je als maker van de Routing tientallen berichtjes ontvangen met vragen over de Routing. Als dat het gebeurt, dan weet je zeker dat de routing niet duidelijk genoeg is.

En zorg ervoor dat je routing eenvoudig vindbaar is, zodat het over twee jaar nog steeds door iedereen gevonden en gebruikt kan worden. Plaats het dus op een logische plek, zodat je ook zonder de zoekfunctie op het Handboek bij jouw routing kan komen.

Delen gaat over toekomstdenken. Vooruit te lopen op zaken waarvan je weet dat er vragen op kunnen komen en ervoor te zorgen dat je routing volledig wordt begrepen, waardoor niet alleen jouw productiviteit, maar ook de productiviteit van het hele Maatwerk Online-team wordt verhoogd. Tijd besteden om ervoor te zorgen dat een gedeeld proces duidelijk is, gaat veel sneller dan het iedereen opnieuw aanleren.

In de routing ‘Hoe schrijf en plaats ik een routing’ lees je eenvoudig hoe je praktisch gezien een Routing deelt op het Handboek.

Stap 4: Test
Test en evalueer bestaande processen.

Eerder legden we al uit hoe belangrijk het is om uw proces toekomstbestendig te maken. Helaas kan niemand van ons de toekomst nauwkeurig voorspellen. Dus zelfs als je veel aandacht besteedt aan het schaalbaar en aanpasbaar maken van een proces, kan op een dag de situatie veranderen en is je proces misschien niet zo briljant als het was toen je het voor het eerst creëerde. Dat is waar de laatste stap van het FAST-framework voor is bedacht. Testen en opnieuw evalueren.

Ben je een routing aan het lezen, stel jezelf de volgende belangrijke vragen:

• “Heeft het proces nog zin?”
• “Werkt het proces nog altijd goed?”
• “Gebruiken we dit proces omdat het de beste oplossing is, of gebruiken we het gewoon omdat het er is?”

En we bedoelen niet dat je deze vragen zo nu en dan moet stellen, je zou ze constant moeten stellen. Waarom constant? Nou, om te beginnen betekent het dat de routings op die manier altijd van de hoogste kwaliteit zijn. Maar wat nog belangrijker is, het zal leiden tot continue verbetering in plaats van incidentele controle.

Hierdoor draag je bij aan Maatwerk Online als Scale-Up en maak je impact voor de toekomst.

High Performance Agency

Een 'High Performance Agency’ is een agency die significant betere resultaten behaalt dan vergelijkbare agencies. Bij Maatwerk Online doen we mee om te winnen. Werken is een spel, we halen er plezier uit. Maar bij een spel kan je ook de winnaar zijn. En daar willen wij (misschien wel door onze achtergrond bij v.v. Spirit) voor gaan.

We hebben dus een High Performance mindset en als we iets doen, dan willen we het goed doen. Zijn we niet overtuigd van onze kwaliteit op een bepaald vlak? Geen issue! Dan huren we specialisten in die ons dit kunnen leren. We zijn niet te trots om te begrijpen dat we andere agencies en bedrijven nodig hebben om zelf te kunnen groeien en de beste resultaten neer te zetten voor onze klanten.